1.为何要确定优先顺序

　

【案例】

美国一家钢铁公司的总经理常常遇到很多时间管理上的问题。如为什么总是这么忙，做事情效率总这么低？他非常想让人帮助他分析和解决时间管理的瓶颈问题，于是找了一个顾问。这个顾问花了一段时间，天天观察这家公司的做事方法，最后给总经理提出了三条建议，并说：“你可以先不付给我钱，你先根据我这三条建议做一段时间后，如果有成效，你来决定给我多少酬金。如果没有成效，你可以一分不给。”两个月以后，这个顾问收到了一张25000美元的支票。实践证明这三条建议是非常有成效的。

 

这三条建议其实非常简单：

(1) 把每天要做的事列一份清单

(2) 确定优先顺序，从最重要的事情做起

(3) 每天都这么做

大家可以看到这三条建议的关键点在于根据事情的重要程度决定优先顺序。为什么要根据事情重要程度来决定优先顺序？举一个例子：有一个非常大的桶具，桶旁边放了一些大石块、小石块、水和沙子，怎么做能最大限度的把这些东西都放进桶里？

正确的顺序是先放大石块再放小石块，再放沙子，最后放水，如果按照相反的顺序，先把水倒进去，再放沙子，再放小石块，最后放大石块，这个桶就装不下这么多的东西。其实，人的精力就像这个桶的容量一样是有限的。大石块就相当于那些非常重要的事情，那些小石块、沙子和水其实就相当于琐碎的小事。如果先去处理那些琐碎的小事，到最后大的事情反而会被忽略到一边。所以要按照事情的重要程度来确定优先顺序，这样能够节省你的精力和时间，重点专注于你要做的事情。

 优先计划管理

2.如何确定优先顺序

(1)测试你做事情的优先顺序

应该按照什么来确定事情的优先顺序呢？这是一个仁者见仁，智者见智的问题，你平时都是按照什么来确定做事情的优先顺序？

请在你认可的情况前打√

□ 喜欢做的事情

□ 熟悉的事情

□ 容易做的事情

□ 花费时间少的事情

□ 已经排定时间的事情

□ 资料齐全的事情

□ 经过筹划的事情

□ 上级临时交代的事情

□ 别人的事情

□ 有趣的事情

□ 紧急的事情

(2)优先矩阵

我们为了进一步的说明这个问题究竟应该按照什么顺序来决定事情的重要程度，我们把事情按照重要和紧急程度分成四类，这就是通常所说的优先矩阵。

 

图25-2优先矩阵

 

在这个矩阵中，纵坐标表示事情的重要程度，横坐标表示事情的紧急程度。

根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型：

◆ 第一类就是既重要，又紧急的事情。比如，房屋着火，或者客户打来的投诉电话，对于这种事情的态度是马上处理，防止危机进一步扩散；

◆ 第二类是重要但不紧急的事情。如平时要做的工作规划、预算、和客户沟通、同事之间的交流等，虽然不紧急但是一定要花很多时间；

◆ 第三类是不重要但很紧急的事情。比如说，在工作的时候，你的父母或者好朋友突然打来电话，询问你的工作情况。事情虽然不是很重要，但是父母或好朋友打来电话不能不处理。所以尽量要减少这类事情的发生，无意义的闲聊应该杜绝。

◆ 第四类是非重要又非紧急的事情。

这四种类型的事情有一个规律：如果不把时间投资在重要而不紧急的事情上，就一定会吃苦头，这类事情会使工作不能正常进行。

 (3)帕雷托原则（Pareto Principle）

划分事情紧急程度应该遵循的原则是什么呢？首先是轻重，再就是缓急。应该把时间多投资在重要的事情上，一定要牢记“轻重缓急”这四个字｡轻重缓急是建立在二八原则上的｡

二八原则是意大利的经济学家帕雷托提出的,他在1897年观察19世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家80%的财富是聚集在20%的人的手里。

比如说,在你的客户中,有20%的客户是非常重要的，他给你带来80%的经济效益；奥斯卡的票房中，80%的票房是由20%的影片创造的。

 

 

精力集中在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上。不要把精力花在琐碎的小事上，投入了80%的精力，最后却只产生20%的成效；把精力专注在那20%的重要事情上,才会达到事半功倍的效果。

 

目  标

 

 

制定目标的好处

很多人都说，定目标就一定有收获，那么制定目标究竟有哪些好处呢？

(1) 通过制定目标，可以节省不少时间。

(2) 目标就像一个筛子，可以筛选出要做的事情，过滤掉无关的事情。如果这件事情和目标有关系就去做，和目标没关系就不必做，这样生活会井然有序，并且有目的。

(3) 目标就像风向标一样，它能够使你沿着既定方向前进，并唤起你最大的潜能，推动你实现人生价值。成功人士都是那些目标远大并且能够付诸实施的人。有调查显示，100％的人都认为定目标是有好处的，但只有２０％的人清楚自己具体的目标，能清楚地描述出他想要做的事情。这２０％的人中只有３％的人把目标写下来，变成书面的东西。这个调查结果表明，这３％的人无论是从收入还是成就上都要比那97％的人高。大家都知道定目标好，但是在制定目标的时候还是存在很多的误区。

 

制定目标的原则

制定目标要遵循一定的原则，否则目标就会很空。制定目标的原则有以下几条：

(1)目标必须自己定。只有你自己参与，原动力才会很大。因为只有你自己清楚，你想要做什么，要达到什么样的标准。

(2)目标必须切合实际。如果定得太低，没有挑战性，不能激发潜能，就没有任何意义；如果定得太高，往往会中途流产。有句话说得好，目标只要踮点脚尖就能够得着，就是合理的；如果不用踮脚尖就够到，那就没有挑战性；跳起来都够不到，那就不是目标。

(3)目标一定是书面的。要向３％的人学习，目标书面化可以理清思路，时常提醒要实现的事情，就不容易遗忘。

(4)目标必须是可衡量的。只有可衡量的目标，才能知道这个目标到底实现了没有，如果不是可衡量的目标，就很难成为行动的指南。

(5)目标必须是有时限的。如果定了一个毫无时间限制的目标，那就不称其为目标了。只有有时限的目标，才可以拟制相应的行动计划。

(6)目标是平衡和谐的。你制定的目标可能有很多个，包括生活上的、工作上的，这些目标相互间不能冲突，否则就会使你无所适从。

 

目标的运用

 (1)目标金字塔

 

 

图25-3   目标金字塔

　

比如一个五年计划，首先把五年计划逐步细化分解，分解成五个一年计划，确定每一年内要做的事，然后将年度目标又分成季度目标，再细化成每月、每周、每天的目标，这就是一个目标细化的过程。

  (2)每日时间计划表

目标细化反映在具体时间管理上，就是每日和每周计划表。这个每日和每周的计划表，一般都是在晚上制定的，因为这样可以检查今天都做了哪些事，哪些事还没有做，明天如何完成它。

计划表有三个组成部分：

①时间已具体确定的会谈、会议

②时间没有具体确定的待处理事项

③电话、记录等信息

具体操作步骤：

①把已确定的会谈、会议安排在日程中；

②把待做的事项列表，标明所需时间和授权可否；

③把待做的事项安排在日程表中，注明所需文件出处；

④把做完的事项勾掉。

每日计划表或者每周计划表是把目标分解落实到时间管理上的一个非常好的办法。

 

【本讲总结】

本讲介绍了为什么要进行时间管理以及时间管理的好处。时间管理的具体途径有优先计划管理、自我组织管理和沟通管理。优先计划管理是按事情的重要程度来确定时间优先顺序的。制定目标要遵循六项原则，要对目标进行分解，把目标最后要落实到时间管理上，就是制定每日时间计划表。

 

【心得体会】

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________