会议的形式

 

1.非正式会议

(1)环境要求。

非正式会议对环境布置没有严格的要求，会址一般选在小会议室、休息室等气氛相对轻松的场所，甚至也可以在走廊开非正式会议。

（2）几种非正式会议的特点

① 临时会议

●不多于3-4人

●小问题/紧急问题的解决

●轻松的表情及肢体语言通过

●迅速作出决定

②小型会议

●通过讨论来解决问题，提供反馈

●讨论争议，多用大量鼓励性的目光接触，帮助你保持对会议的控制

③头脑风暴型会议

●产生新想法

●灵活的创意

●事先说明会议的目的和时间限制

●轮流发言

●避免评论或批评

●        判断新想法的可行性

●         

2.正式会议

 

表29-1  正式会议的类型

 

 

 

3.变革中的会议方式

随着科技的进步，现在出现了很多新形式的会议，建议会议的管理者不妨试一试。

（1） 电话会议

在召开区域代理商会议的时候，采用电话会议的形式可以大大降低会议的成本，因为各代理商只要在当地就能参加会议，不需要集中到某一地。电话会议的设备操作简单，便于掌握，与会各方虽然身处各地，但同样能达到大家聚集在一块开会的效果。

（2）视频会议

视频会议即通过互联网召开会议。通过互联网传输视频文件和音频文件，使与会各方能够看到彼此的形象，听到彼此的声音。

（3）E-mail

如果习惯用E-mail方式进行交流，建议使用outlook2000，该软件能够监测到会议的效果及参与人，以及控制会议的进度。

 

【自检】

随着技术的进步，出现了新的会议形式，你组织或者参加过新型的会议吗？你认为该如何利用新型的会议形式发挥会议的最佳效果？

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会议目的和形式相符

 

表29-2 会议的目的和形式

 

 

【自检】

会议的目的必须与会议的形式相符，因为会议的形式往往关系到会议的目的是否能够实现或者在多大程度上能够实现，如果让你组织一次会议，你将如何做到会议形式与目的相符？

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【本讲总结】

也许很多人认为，我们平时的工作会议是不需要花钱的，没有成本。但是事实并非如此，即使是日常的工作会议也是有成本的。所以在打算开会之前，先要算一算经济账，这个会议值多少钱?如果会议的投入大于产出的话，最好取消会议，用别的方式解决问题。

 

【心得体会】

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