会议的流程管理及其案例

 

举行会议

 

1．不要离题

举行会议，千万不要离题。要使会议不离主题，会前最好明确以下两点：

（1）思考在前

①传阅议程及所有的相关资料；

②会前争取来自可能同盟者的支持。

(2)避免陷阱

①确保在会议之前明确会议目的；

②当与会者偏离议程时提醒他们。

 

 

图30-1 举行会议

 

准备会议

 

1.邀请与会者

(1)考虑与会者在一个小组中如何工作。

(2)排定会议时间要考虑旅行时间。

(3)如果有人不能出席，就重新安排会议。

(4)议程的每个项目旁列出发言者的姓名。

 

会议角色（贡献） ·提供信息   他们是否有共同分享的信息？例如，一位销售经理报告客户的反映。 ·提供建议   他们能否提供特殊的意见或信息？ ·提供特殊专长   他们的专业身份是否有用？例如，处理合同争议的律师。     ·授权行动    他们能否实施以获得统一的行动？例如，在一个预算会议上的一位财务主管。

 

2.准备议程

(1)编排议程

①避免在情绪低落时段开会。

②保证将议程的任何改变都通知会议主席。

③议程应尽可能简短，试将议程限于一页纸。

④尽早讨论最重要的问题，此时与会者最精神。

(2)构想议程

①议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。

②目的明确。

③全体与会者需要确切知道会议对他们的要求。

④把类似的议题放在一起，分配给每一项议程的时间应体现出它们的优先次序。

⑤无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间会令人不快。

(3)分发议程（议程草案和最终议程）

①决定需要在会上提出的问题。

②将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于项目的建议。

③将建议汇总到下一草案中。

④重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。

(4)确定地点

不同类型的会议需要不同的会议场所，正确选择会议场所才能达到最佳的会议效果。

 

表30-2   各种类型会议场所的特点

 

 

 

(5)安排座位

会议的管理者应该根据不同的会议目的采取不同的座位安排方式。

①一对一形式。这种安排座位的形式适用于小型会议。一对一形式又有三种安排座位的方式，而这三种方式分别包含着三种暗示。

例如，主管找你谈事情，会出现以下三种情形：

情形一  主管：小张过来，坐在我身边，咱们谈一谈。

        暗示：支持性，即彼此之间是一种互相支持的关系。

情形二  主管：小张你坐这儿，咱们交流一下。

暗示：合作性，即彼此之间是一种合作关系。

情形三  主管：小张，请坐这个地方，咱们谈一谈。

暗示：面对面，感觉像是在跟客户面对面的沟通，表明彼此是平等的合作关系。

    在召开正式会议的时候，会议安排者应该根据与会者的级别和商务礼仪的规范分别安排就座。例如，如果会议室的桌子是长条型的，那么短边最靠里的位置是最尊贵的位置，应该把最重要的与会者安排在此位置上。一般会让老总坐在这个位置上，秘书一定要安排在老总的右手边。

②运用策略安排座位

 

 

图30-2 运用策略排座

 

会议主席的位置决定了其他座位的意义。一个会议里往往会有几种人，有支持者，有反对者，还有观望者。合理安排这三种人的座位，可以帮助达到会议的目的。对于有争议的会议，尽量避免安排观点相反和观点相近的人相邻而座，还可根据你了解和分析的与会人对所要讨论问题的观点规划座位。此外，与与会者会议中的目光接触也很重要，谁与谁会进行正面目光接触，就相应安排他们相对而坐。

(6)会议用品

会前应检查会议场所相关用品是否准备妥当，它们包括：

①茶具

②休息室、吸烟处

③停车位

④资料

⑤通讯设备

⑥书写用品

 

【自检】

填写下表，检查你的会议是否准备好了？