商务写作的首要环节

 

商务写作的第一步——了解读者

 

商务写作既是一种商务礼仪，同时也是一种沟通渠道，商务写作有其独特的形式和内容。

在开始设定商务写作形式和内容之前，首先要了解你的读者。因为商务写作目的是向读者传达商务信息，那么首先要了解读者需要哪些信息，也就是读者的相关信息。

 

【自检】

在工作中，你需要了解"读者"哪些方面的情况？

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1.读者信息的层次

分成三个层次：

（1）读者的基本情况，包括读者的年龄、教育背景、从业经验、性别和宗教信仰等基本情况。

（2）读者的价值观，包括读者的个人兴趣、观点、态度和价值取向等。

（3）读者对某个话题的了解程度，即读者对要传递的商务信息的了解程度。

 

2.读者的五种类型

（1）门外汉型读者

门外汉型读者是指对某一个方面一无所知，而且毫无兴趣的人。对待门外汉型读者，开始商务写作时，首先要做的工作是引起他的兴趣，引起他们的注意，不要过多的强调细节，令读者生厌。

（2）专家型读者

专家型读者是指对某一个方面有深入系统的了解，并且抱有浓厚兴趣的人。同他们沟通时，不能只给出答案，他们对结果抱有兴趣，他们更关注结果是怎么得到的。

（3）管理人员型读者

管理人员型读者所感兴趣的是直截了当的结果，而不太注重细节。在同管理人员型读者进行交流的时候，就是要开门见山地进入主题，告诉他们主题是什么，结果是什么，以引起他们的注意，而不必过多的讲述过程和细节。

（4）用户型读者

产品说明和操作指南等商务文件的读者多是用户型读者。用户型读者最关心的是如何操作使用这方面的信息，所以不能把内容讲解得过于简略，要尽可能地讲解清楚。

（5）综合复杂型读者

在日常商务写作中，这种类型的读者是最多的，他们可能既是门外汉，又是客户，或者既是管理人员，又是专家，在这里简单举出几种最常见的综合复杂型读者。

 

【案例】

①读者既是管理人员，同时又是门外汉。

随着技术的高速发展，每一个人只能专注于某一学科，而很难成为全才。比如：向一个人力资源管理者介绍纳米技术，即使用了很多专业词汇，最终他仍不理解，从而导致商务谈判的失败。又如：同足球教练谈专业通讯产品，你也可能无从说起。对待这种既是管理人员，同时又是门外汉型的读者，需要着重向他介绍这种产品能给他带来多少收益。

②读者既是专家，同时又是管理人员。

在职场上很多公司的老板都是这种的出身，从一个技术人员或研发人员，一步一步地做到研发团队的管理人员，进而成为公司的管理者，最终变成公司的老板。在同这种类型读者进行沟通时，只要提供一个简洁的摘要，同时附上详细的说明就行了。

 

【自检】

请分辨你接触到的读者类型。

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读者类型	特  征	分辨你的读者类型， 并制订改进计划
门外汉型读者	对某个方面一无所知， 而且毫无兴趣。
专家型的读者	对某个方面有深入系统的了解，并且抱有浓厚兴趣
管理人员型读者	过程他不看重，最看重的是事情的结果。
用户型读者	关心的是如何使用这些方面的信息，对其他的信息不会太关注。
综合复杂型读者	着重向他介绍这种结果能给他带来的收益。